In een steeds digitaler wordende wereld blijven fysieke evenementen een unieke aantrekkingskracht behouden. Volgens het rapport The State of In-Person B2B Conferences van Bizzabo beschouwt maar liefst 80,4% van de organisatoren fysieke evenementen als het meest impactvolle marketingkanaal. Persoonlijke connecties, diepgaande, inhoudelijke gesprekken en hands-on ervaringen zijn elementen die online nauwelijks te evenaren zijn. Toch staat of valt het succes van deze evenementen met een doordachte strategische aanpak.
Laten we eerlijk zijn: het ontwikkelen van zo’n strategie is geen taak die je halverwege het jaar even oppakt. Het is een proces dat nú moet beginnen.
Met de start van 2025 is er geen ruimte meer voor excuses of uitstel. Wachten op het perfecte moment of totdat je ‘genoeg tijd’ hebt, is niet realistisch. Succesvolle evenementen beginnen met een heldere visie, doelgerichte actie en een duidelijke focus.
Waarom een strategische aanpak nú?
Hoewel evenementen krachtige marketingtools zijn, is het essentieel om ze bewust en zorgvuldig in te zetten vanwege de aanzienlijke investeringen in tijd, budget en capaciteit. Met de start van een nieuw kalenderjaar – en vaak nieuwe budgetten – is dit het ideale moment om kritisch te kijken naar de waarde en impact van je evenementen.
Een goed uitgewerkte strategie vormt de basis voor succes. Het zorgt voor meer focus, verhoogt de efficiëntie en maakt resultaten meetbaar. Bovendien helpt het je om zowel extern als intern het maximale uit je evenementen te halen, zodat je gericht kunt werken aan een sterke merkidentiteit, diepere relaties en tastbare resultaten
- Focus: Een strategische aanpak zorgt ervoor dat evenementen niet alleen leuk zijn, maar ook daadwerkelijk bijdragen aan je organisatie doelen, zoals leadgeneratie, merkbekendheid of het versterken van klantrelaties of medewerkersbetrokkenheid.
- Efficiëntie: Door van tevoren na te denken over je doelgroep, boodschap en format voorkom je verspilling van tijd en middelen.
- Meetbaarheid: Een goede strategische aanpak stelt je in staat om de resultaten van jouw evenementen te meten en bij te sturen waar nodig.
Daarnaast levert het tal van voordelen op:
- Sterkere merkbekendheid: Door een consistent merkverhaal te vertellen, bouw je een sterkere merkidentiteit op.
- Diepere klantrelaties: Persoonlijke interactie helpt je om langdurige relaties op te bouwen met potentiële klanten en uit te bouwen met je bestaande klanten.
- Meer leads en kansen: Een goed georganiseerd evenement kan leiden tot een aanzienlijke toename van leads en sales opportunities.
- Inzicht in de markt: Door te luisteren naar je bezoekers, krijg je waardevolle inzichten in de behoeften en wensen van je doelgroep.
- Competitive edge: Een onderscheidend evenement kan je helpen om je te onderscheiden van je concurrenten.
- Verhoogde betrokkenheid en interne samenwerking: Interne evenementen verhogen de betrokkenheid van medewerkers en zorgen voor een betere afstemming binnen je organisatie.
De basis van een succesvolle strategische aanpak
Een goede strategische aanpak voor de inzet van evenementen begint met het beantwoorden van een aantal belangrijke vragen:
- Wat is het doel met de inzet van evenementen? Wil je leads genereren, je merk promoten, bestaande klanten binden of de betrokkenheid van je medewerkers verhogen?
- Wie is je doelgroep? Door je doelgroep goed te kennen, kun je een evenement op maat maken.
- Welke boodschap wil je overbrengen? Wat is het belangrijkste dat je wilt dat je bezoekers onthouden?
- Welk format past het beste bij je doelgroep en boodschap? Denk aan conferenties, workshops, roadshows, ronde tafel sessies etc.
- Hoe ga je de resultaten meten? Stel vooraf duidelijke doelen op en bepaal hoe je het succes van je evenement gaat meten. Zorg hierbij voor consistentie; alle evenementen worden gemeten en hebben minstens een vraag hetzelfde om ze met elkaar te kunnen vergelijken. Je kunt hier denken aan de NPS (Net Promotor Score) vraag waarin gesteld wordt in hoeverre de bezoeker de organisatie zou aanbevelen aan collega’s/ vrienden.
Kortom, nu we in de laatste dagen van 2024 zitten, is het goed om ruimte te maken in jouw agenda om in de actie te komen. Heb je behoefte aan hulp, inspiratie of een vraag, vul de event strategie scan in en dan gaan we graag met jou in gesprek hoe jij kan starten om jouw aanpak naar een hoger niveau te tillen!