Niet rennen maar plannen

De marathon van Janneke
Janneke werkt al een tijdje bij haar huidige bedrijf. Sinds kort heeft ze een nieuwe rol als event manager waarin ze verantwoordelijk is voor alle evenementen. Ze heeft er enorm naar uitgekeken maar sinds ze is gestart liep ze toch wel tegen iets belangrijks aan. De evenementen worden al jaren gedaan zonder dat iemand zich afvraagt waarom. Als ze er vragen over stelt krijgt ze een onduidelijk antwoord en het verzoek om het ‘gewoon goed te organiseren zoals altijd’.  Ze voelt wat frustratie en heeft het idee dat ze hier veel meer uit kan halen. Deze evenementen kosten tenslotte een hoop tijd en geld. Dan moet het toch ook iets opleveren. Het is altijd rennen geblazen. Het lijkt wel alsof ze binnen  het bedrijf enige is die dat zo ziet..

Een gemiste kans als je blijft rennen
Janneke is echter zeker niet de enige die hier tegenaan loopt. Uit onderzoek blijkt dat een groot deel van het marketingbudget bij bedrijven opgaat aan de inzet van evenementen maar dat slechts 26% onderzoek doet naar klant data. Het blijkt dus dat veel event managers rennen van evenement naar evenement maar ze missen inzicht. Dit is een gemiste kans wat ten koste gaat van de resultaten van een organisatie.

Met minder evenementen kan je meer rendement halen.

Van rennen naar inzichten
Als je minder wilt rennen is het belangrijk dat je inzicht krijgt in wat er toe doet. Maar hoe krijg je nou dat inzicht? Dit kan door bijvoorbeeld de huidige data te analyseren. Informatie over de evenementen die in een bepaalde periode hebben plaatsgevonden.

Wanneer je wilt starten met het analyseren van data zijn er een aantal punten waar je rekening mee moet houden

  • Starten met het verzamelen van data kan een lastige en tijdrovende klus zijn. Je moet de archieven in om alles terug te vinden en bij elkaar te zetten. Organiseer een middag waarin je samen met je team een paar uur hieraan besteed. Betrek niet alleen de event managers maar nodig bijvoorbeeld ook de marketing manager en een collega van sales uit. Misschien werkt er in jouw bedrijf ook een data manager. Die zal jullie ook goed op weg kunnen helpen. Vele handen maken licht werk
  • Het voordeel van het verzamelen van eigen data is dat je geen nieuw onderzoek hoeft te doen. Alle informatie is immers al aanwezig. Je hoeft het alleen nog maar bij elkaar te zetten. Samen bepaal je welke informatie je wil verzamelen. Je start met gegevens uit het verleden, van vorig jaar en het jaar ervoor. Zo kan je twee jaren met elkaar vergelijken. Hier kan je interessante dingen uit halen. Handig om meteen de gegevens van dit jaar bij elkaar te zetten. Dat kost straks minder tijd dan wanneer je moet gaan terug zoeken.
  • Mocht je bedenken dat het niet mogelijk is om jouw eigen team dit te laten oppakken, dan zijn er professionals die zich hier dagelijks mee bezig houden en jou graag hierbij helpen.

Wil jij weten hoe jij ook uit je huidige data effectievere events kan organiseren? Meld je hier aan voor de Event Strategy Scan.

Will jij ook minder rennen?
Janneke deed het ook niet alleen. Zij was degene met de ambitie om ‘haar’ evenementen naar een hoger niveau te tillen en heeft met haar team alle gegevens verzameld en bij elkaar gelegd. Ze kwamen tot de conclusie dat vijf van hun evenementen niet relevant genoeg waren en besloten daarom deze niet meer te organiseren. Nu hoefden ze opeens niet meer zo constant hard te rennen en hadden ze meer tijd. Tijd die ze besteed hebben aan een toffe workshop voor het hele team.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar boven